Firma digitalizzata integrata per RSA e comunità alloggi
AgevolaCRM semplifica la gestione documentale nelle RSA e comunità alloggio grazie all’integrazione della firma digitalizzata, una funzione che consente di archiviare e applicare automaticamente le firme dei referenti autorizzati su documenti interni, senza ricorrere a dispositivi di firma digitale certificata.
La firma digitalizzata consiste nella riproduzione grafica della firma autografa, precaricata nel sistema e associata al profilo dell’operatore, del responsabile sanitario o della direzione. Questo consente di validare documenti operativi, comunicazioni interne, autorizzazioni e registri in modo rapido, ordinato e conforme alle procedure interne della struttura.
Ogni firma viene caricata una sola volta, archiviata in formato sicuro e associata a un utente con permessi specifici. Quando viene generato un documento — ad esempio una scheda di somministrazione, un registro visite, una comunicazione verso familiari o ASL — AgevolaCRM consente di applicare automaticamente la firma digitalizzata del referente, evitando stampe, scansioni e passaggi manuali.
Il sistema garantisce tracciabilità completa:
ogni documento firmato digitalmente è registrato con data, operatore, tipo di documento e destinatario. Questo semplifica la gestione dei flussi, riduce i tempi di validazione e migliora la qualità del servizio.
La firma digitalizzata non ha valore legale equivalente alla firma digitale certificata, ma è perfettamente idonea per documenti interni, operativi e gestionali, dove è sufficiente una validazione riconosciuta dalla struttura. Per i documenti che richiedono valore legale (referti, contratti, comunicazioni ufficiali), AgevolaCRM consente comunque di allegare file firmati digitalmente da sistemi esterni.
La piattaforma è configurabile in base alle esigenze della struttura:
è possibile definire quali documenti possono essere firmati digitalmente, da chi, e con quali modalità. Le firme possono essere applicate in automatico o su conferma manuale, e ogni operatore vede solo le firme di propria competenza.
AgevolaCRM consente anche di monitorare lo stato dei documenti:
firmato, in attesa di firma, da validare. In caso di modifiche, il sistema conserva lo storico e permette di rigenerare il documento aggiornato con firma digitalizzata.
Questa funzione è particolarmente utile per RSA e comunità alloggio che gestiscono un elevato numero di documenti quotidiani: autorizzazioni, schede cliniche, comunicazioni, registri. Con AgevolaCRM, tutto avviene in pochi clic, con la sicurezza di un sistema centralizzato, profilato e conforme al GDPR.
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